Uzaktan çalışma günlük hayatın bir parçası haline geldi. Koronavirüsün getirdiği bu zor günlerde çalışma alışkanlıkları radikal bir biçimde değişti. İnsanlar evde kalırken uzaktan çalışmayı etkili hale getirmenin yollarını arıyorlar. Kimileri evden çalışma pratiklerine hiç alışık değilken özellikle bir ekiple koordine biçimde çalışmak oldukça zorlayıcı olabiliyor.

Uzaktan ekip çalışması yaparken doğru veya yanlış pek çok uygulama deneniyor. Yanlış uygulamalar; iletişim kopukluğu, motivasyon düşüklüğü gibi sorunlara yol açarak işin sürdürülebilirliğini tehlikeye atabilir. Ekibinizle doğru uzaktan çalışma sistemi yürütmek için dikkat etmeniz gereken bazı noktalar var.

Uzaktan çalışmanın zorlukları

Her ekip zamanla kendi uzaktan çalışma dinamiklerini oluşturacaktır. Ancak uzaktan çalışmaya başlarken işleri organize etmek, çeşitli açılardan zorlayıcı olabiliyor. İletişim ve verimliliği sürdürmek bunların başında geliyor.

Çevrimiçi iletişim, yüzyüze kurduğumuz iletişimden farklı ihtiyaçları beraberinde getiriyor. Tüm ekibin motivasyonunu yüksek tutmak için herkesin kolayca ve interaktif şekilde kullanabileceği sanal ofisler kurmak bu noktada büyük önem kazanıyor. Doğru sanal ofis, dijital iletişimi ses tonu ve mimiklerle zenginleştirmenin yanı sıra organize çalışmayı sağlıyor.

İletişim stratejileri geliştirin

Ekibinizle uzaktan çalışırken bütünlüklü bir iletişim stratejisi belirlemek hayati öneme sahip. Adil ve anlaşılır bir iş bölümü, herkesin üzerinde anlaştığı bir iletişim kanalında yapılacak düzenli toplantılar, yeterli bilgilendirme gibi faktörler işinizin kalitesini artırıyor.

Bunun için iletişimi teknik bir konu olmanın ötesinde verimlilik ve motivasyonu güçlendirecek şekilde stratejilerle beslemekte fayda var. Toplantıları ne sıklıkla yapacaksınız? Online toplantılarda odaklanma süresinin daha kısa olabileceğini göz önünde bulundurarak toplantıların süresini ve içeriğini nasıl belirleyeceksiniz?

İletişimi sürekli hale getirin

Uzaktan çalışırken ulaşılabilir olmak ve sürekli iletişimi kolaylaştırmak verimliliği doğrudan etkiliyor. İletişiminiz yeterince güçlü olmazsa ekibinizden ne beklediğinizi anlamakta zorluk çekebilirler. Ekip üyelerinin birbiriyle kolayca iletişime geçebileceği ve ortak projelerde interaktif katılım için yalnızca online toplantı özelliği dışında tam bir ofis gibi çalışan bir platform ile iletişimi sürekli hale getirebilirsiniz.

Uzaktan çalışırken beyin fırtınası, anlık toplantılar, toplantı dışı hızlı fikir alışverişlerinin zahmetsizce gerçekleşmesi gerekiyor. Ayrıca tüm iletişiminizin iş üzerine olmamasında yarar var. İnsanların birbiriyle sosyal anlamda da etkileşime girebilmesi ekip içi bağları güçlendiriyor. Belli aralıklarla bir online oyunlar oynamak ya da sadece sohbet etmek için de ekibinizin iletişime geçmesini sağlayın.

İşbirliğini artırmak için online araçları kullanın

İşleri hep birlikte yoluna koymak için teknolojinin nimetlerinden yararlanmanın tam zamanı. Hiçbir adımı atlamadığınızdan emin olmak için chat kanalları, proje yönetme araçları, ortak düzenlenen dokümanlar, takvim gibi özellikleri kullanın. Projelerin yol haritasının kolayca görülebilir olmasını sağlayın. Böylece ekibin ev ve çalışma dengesini kurmaya çalışırken kaybolmadığından emin olabilirsiniz.

Ekip üyelerinin bireysel olarak kendi iş organizasyonunu yapmasını beklemek yerine ekip liderlerinin ideal araçları keşfedip ekibine tanıtması gerekiyor. Ofis kültürü geliştirirken gösterirken gösterdiğiniz özeni, uzaktan çalışan ekibinizi organize ederken de gösterin. Farklı araçları bir arada kullanmak faydalı olabilir ancak sürecin karmaşık hale gelmemesi gerekiyor. Bunun için doğru araçları bir araya getirmek için kendinize zaman verin.

Online toplantılarınızı kaydedin

Online toplantıların yüzyüze toplantılar karşısında dezavantajları olduğu gibi önemli avantajları da var. Dijital ortamda gerçekleştirdiğiniz toplantıları kolayca kaydedebilir ve ekibinizle paylaşabilirsiniz. Zoom altyapısıyla çalışan Vedubox ile toplantılarınızı kaydederek ekibinizin daha sonra ihtiyaç duyması durumunda toplantıyı tekrar izlemesine izin verebilirsiniz.

Kaydettiğiniz toplantılar sayesinde gözden kaçan detayları yakalamak, toplantıyı kaçıran ekip üyelerine aktarım yapmak ve ileriki tarihlerde dönüp önceki fikirlere göz atmak çok daha kolaylaşıyor. Üstelik bulut teknolojisi sayesinde bu toplantılar cihazınızda yer kaplamıyor ve istediğiniz anda istediğiniz yerden kolayca erişime açılabiliyor.

Beklentilerinizi net olarak ifade edin

Ofis içinde çalışırken insanları yönetmeye alışkın olabilirsiniz. Ancak çağın hızla yükselen trendi olan uzaktan çalışma, ekibinize belli ölçüde özgürlük katıyor. Bu özgürlük içinde beklentileriniz net olmazsa bireysel kararlar alacak ekibi yönetmekte zorlanabilirsiniz. Bunun yerine uzaktan çalışmaya başlarken ekip üyelerinizin onlardan ne beklediğinizi iyice anladığından emin olun.

Hangi saatlerde tamamen ulaşılabilir olmalarını istiyorsunuz? Raporlama ve iş takibi için ekip üyelerinin nasıl bir yol izlemesi gerekiyor? Müşterilerinizle veya diğer ekip üyeleriyle iletişime geçerken hangi platformları kullanmalarını istiyorsunuz? Yemek saatlerini ya da molaları nasıl düzenleyeceksiniz? Bu soruların yanıtını ekibe bırakmak yerine yönetici olarak siz verin.