Video Konferans Seçerken Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar

Popülerliği her geçen gün artan video konferansı, bütün dünyadaki partnerlerinizle ve müşterilerinizle bağlantı kurmanın en kolay hallerinden biri. Eğitimden bankacılığa kadar birçok sektörde kullanılan video konferans sistemleri iş dünyasındaki veriminizi arttırıyor.

Canlı Video Konferans İş Hayatını Nasıl Güçlendiriyor?

Video konferansıyla beraber iş yerlerinde çalışanların seyahat yorgunluğu ve seyahatlere verilen ayrılan bütçeler büyük oranda ortadan kalktı. Artık şirket çalışanları toplantılar için kilometrelerce yol gitme zorunda kalmıyor. Artan bütçe ve vakit de işiniz için daha öncelikli olan alanlarda kullanılabiliyor.

Şirketler video konferansı ile artık çalışanları ve müşterileriyle herhangi bir zaman diliminde iletişime geçebiliyorlar. Çalışanların toplantılara katılma oranı da arttırılmış oluyor. Dolayısıyla video konferans ile beraber çalışanlar daha uyumlu çalışabiliyorlar.

Video konferansının bu kadar kullanılması ve verimli olmasını sağlayan en önemli sebeplerden biri de video konferansının iletişimi güçlendirip daha sağlıklı hale getirmesi.

Video konferansı ile beraber insanlar iletişim kurarken birbirlerinin jest ve mimiklerini görebiliyorlar ve tepkilerini daha iyi analiz edebiliyorlar. Video konferansı, partnerleriniz veya çalışanlarınızla konuşurken aynı odadaymışsınız gibi bir his yaşatıyor. Bu iletişim tarzı tek boyutlu olmayan insan iletişim stiline daha yakın olduğundan birçok şirket video konferansı sesli aramalara tercih ediyor.

Bu faydalar sayesinde birçok şirket her gün video konferansı kullanıyor. Rekabetçi bir zeminde video konferans yapmadan hayatta kalmak pek mümkün görünmüyor. Tam da bu yüzden büyük şirketlerin %98’i video konferans kullanıyor ve küçük organizasyonların da üçte ikisi video konferansına geçmeyi planlıyor.

Peki video konferansına geçişe karar verdikten sonra hangi noktalara dikkat etmelisiniz? Size en çok uyan video konferans sistemini nasıl seçebilirsiniz? Bu yazıda size bu sorularınızın cevabını vereceğiz.

Katılımcı Sayısı

Video konferans sistemlerini bire bir iletişim için mi yoksa daha büyük kişi sayıları için mi kullanmayı düşünüyorsunuz? Bu sorunun cevabı çok önemli çünkü her video konferans sisteminin bire bir olan konuşmalarda ve bir grup insanı içine alan konuşmalarda sunduğu araçlar çok farklı.

Farklı bölgelerdeki birkaç grup insanla mı ya da bir tek grup insanla konuşacağınızı da göz önünde bulundurmanız gereken başka bir husus. Bazı video konferans sistemleri katılımcı sayısını sınırsız tutarken bazıları belli bir limit koyuyor. Hem bire bir hem de gruplar halinde ve birkaç kişiyle konuşmak istiyorsanız video konferans sisteminizi ona göre seçmelisiniz.

Görüşme Kalitesi ve Toplantı Saatleri

Toplantınızın daha profesyonel olması için HD görünüm ve iyi bir ses sistemi önemli diyorsanız video konferans sistemini seçerken bu özellikleri ön planda tutmalısınız. Kalite birçok müşterinizi etkilemenizi sağlamakla beraber iletişimi de daha sağlıklı hale getirecektir. İletişimin sağlıklı hale gelmesi iş arkadaşlarınızla da konuşurken daha iyi senkronize olmanızı sağlayacaktır.

Bazı toplantılar diğer toplantılarınıza göre daha uzun sürüyorsa ve bu farklılıkların toplantınızın kalitesini etkilememesini istiyorsanız zaman sınırı olmayan video konferans sistemlerini tercih etmek sizi rahatlatacaktır.

Güvenirlilik

Birçok şirket video konferans sistemleri kullanırken güvenli iletişim kurmayı istiyor. Bu yüzden uçtan uca ya da E2E denilen karşılıklı şifrelenmiş (encryption) konuşmalar sağlayan video konferans sistemleri daha çok tercih ediliyor.

Bazı video konferans sistemlerinin sunduğu güvenliği sağlayan diğer unsurlar ise bir toplantıya özel şifrelerin geliştirilmesi ve toplantıya o şifre ile katılabilmek ya da toplantının zamanını belirlerken bir şifre kullanmak.

Multimedya kullanımı

Çizelgelerden ve grafiklerden sunuma ve önceden hazırlanmış videolara kadar her şey, iletmek istediğiniz fikirleri aktarmak için herhangi bir iş toplantısının anahtarıdır. Ne yazık ki, materyallerinizi sunmak için kamerayı projeksiyon ekranına yönlendirmek, bilgiyi net ve doğru bir şekilde iletmeye imkân vermiyor.

Bu tamamlayıcı malzemeleri kullanmak istiyorsanız, onları doğrudan video görüşmenize entegre etmenizi sağlayan bir platforma ihtiyacınız var. Çünkü ancak bu şekilde konferanstaki diğer tüm taraflar iletmek istediğiniz bilgileri alabilir.

Katılımcılar için kullanım kolaylığı

Toplantıların yüzyıllardır yönetildiği gibi bir kişinin bol bol notlar alarak toplantıyı kaydetmesi de bir seçenek olsa da artık bu sistemin çok verimli olmadığı kabul ediliyor. Doğru bir platformla, video konferansın tamamını eksiksiz bir şekilde kaydedebilir, arşivleyebilir ve sonra tekrar görüntüleyebilirsiniz. İsterseniz kaydettiğiniz toplantıyı diğer katılımcılarla paylaşılabilir veya hatta YouTube’a yükleyebilirsiniz.

Toplantılarınızda konuşulanların daha sonra tekrar dinlenilebilir olmasını ve toplantıda konuşulanların işiniz için daha sonra bir referans noktası olarak kullanmak istiyorsanız video konferans sisteminizi ona göre seçmelisiniz.

Yüksek fiyat-performans oranı

Küçük ya da büyük şirket olması fark etmeksizin her şirkette ilk düşünülen şeylerden biri bütçedir. Bazı şirketler video konferans sistemlerini maliyetli gördüğü için şirket toplantılarına video konferans seçeneği eklemiyorlar.

Ancak video konferans sistemleri sizin ihtiyaç oranınıza göre uygun paketler ya da planlar sunabiliyor. Hatta bazı video konferans sistemleri katılımcı sayınız 100’den fazla değilse ve belli bir sürenin üstünde konuşmanız gerekmiyorsa bedava planlar bile sunuyor. Eğer bütçenizi sarsmayacak seçenekler arıyorsanız bu video konferans sistemlerini araştırıp ihtiyacınıza yönelik uygun bir sistem bulabilirsiniz.

Gelişmiş Bir Video Konferans Deneyimi İçin Aşağıdaki Sitelerimiz Emrinizde!

tes.vedubox.com

www.vedubox.com