Online konferans, internet hizmeti kullanarak toplantılara ev sahipliği yapma veya bunlara katılma fırsatı sunar. Bildiğiniz gibi toplantılar iş yerlerinin vazgeçilmezidir. Online konferanslar sayesinde toplantılar için fiziksel olarak bir araya gelmek bir zorunluluk olmaktan çıkar ve işlerin uzaktan halledilmesi mümkün olur.

Büyüklüğü fark etmeden pek çok farklı şirket, fiziksel olarak her birisi tek bir yerde bulunmayan çalışanlarla dahili toplantılar yapmak için online konferans hizmetinden faydalanıyor. İşletmeler ayrıca potansiyel müşterilerle veya hali hazırda zaten var olan müşterileriyle harici toplantılar yapmak için de online konferansı kullanıyorlar.

Online konferans eğitim veren kurumların veya kişilerin de kullanabildiği, farklı toplulukların da uzaktan katılımcılarıyla toplantı düzenleyebildiği bir kolaylıktır. Ancak yine de iş yerleri için pek çok farklı kolaylık sağlayan bu sistemin şirketler için avantajlarını 5 ana başlıkta topladık. Keyifli okumalar…

Maliyet ve Zaman Kazancı

EffectiveMeetings.com’da yer alan bir habere göre, işadamlarının yüzde 91’i, toplantıda hayal kurduğunu, yüzde 96’ı konuşulanları kaçırdığını söylüyor. Yüzde 73’ü ise yolda kaybolan zamanı telafi etmek, işlerini toparlamak, yetiştirmek için toplantıya başka iş getiriyor. Yüzde 39’u da aşırı dozda toplantı yapıldığını ifade ediyor.

https://www.vedubox.com/online-ogrenme-lms/egitim-ve-toplantilarinizi-dijitale-tasiyin/Yukarıda paylaştığımız veriler elbette önemli ancak elimizde sayı olmadan da toplantıların zaman ve maliyet ne kadar kayba yol açtığını görmemiz mümkün. Fiziksel olarak bir araya gelinen toplantılar için kişi sayısına bağlı olarak değişiklik gösterse de, katılımcılara uygun bir mekan ayarlamak ve katılımcıların toplantı süresi boyunca her türlü ihtiyaçlarını karşılamak gerekir. Bu toplantıyı düzenleyen taraf için oldukça yüklü bir maliyet kaybına yol açabilir. Özellikle şirketin kendisine ait olmayan bir yerin toplantı için kiralandığını düşünürsek bu maliyet epey artacaktır. Bunun yanı sıra toplantının şehirler arası hatta daha büyük ve global şiretler için ülkeler arası olabileceğini düşünürsek katılımcıların konaklama dahil birkaç günlük ihtiyaçlarını karşılamak söz konusu. Böyle bir durumda maliyetlerin ne derece artacağını tahmin etmek çok da zor değil. Ekstra bir parantez açmak gerekirse yüz yüze gerçekleştirilmesinin çok daha prestijli olduğu nadir toplantılardan değil, her konuşulması gereken konunun bu şekilde görüşülmesinin ciddi bir maliyet kaybı olacağından bahsediyoruz.

Maliyeti bir kenara bıraktığımız noktada işin içine zaman faktörü giriyor. Sık sık bir yerden bir yere gitmek ve fiziksel toplantılar düzenlemek toplantıya katılan kişiler için ciddi bir zaman kaybına da yol açıyor. Özellikle İstanbul gibi trafiği bol şehirlerde günlük gerçekleştirilen toplantıları değerlendirdiğimizde günün çok büyük bir kısmının toplantıya giderken yolda geçtiğini gözlemleyebiliriz. Ulaşım için harcanan vakti iş anlamında verimli geçirmek ise oldukça zor. Dolayısıyla sık sık fiziksel olarak gerçekleştirilen toplantılar hem zaman hem de bütçe kaybına neden oluyor.

Bu toplantıları mümkün kılmak için teknolojik çözümleri daha sık kullanmak, önemli ölçüde zaman ve bütçe kazanmanıza fayda sağlar. Evinizden veya ofisinizden katılacağınız online toplantılar ile tüm bunlardan kurtulabilir ve basit şeyleri bu toplantılar ile halledebilirsiniz. Yalnızca çok gerekli durumlarda fiziksel olarak bir araya gelmek ve geri kalan her şeyi online olarak halletmek şirketler için zaman ve maliyet anlamında oldukça kazançlı olacaktır.

Bunların haricinde hali hazırda içerisinde bulunduğumuz pandemi döneminde fiziksel olarak görüşmenin mümkün olmadığı dönemlerde online konferanslar şirketlerin işlerini halledebilmesini sağladı.

Esneklik

Fiziksel olarak gerçekleştirilen toplantıların tarihini veya saatini değiştirmek genelde oldukça zahmetli ve günün hatta belki haftanın akışını bozacak şekilde sonuçlanabilir. Sonuçta tarfik faktörü veya farklı değişkenler fiziksel olarak yetişmek durumunda olduğunuz bir toplantı için olumsuz etkenlerdir.

Online olarak gerçekleşecek toplantılarda durum biraz daha esnektir. Öncelikle online toplantılara bulunduğunuz pek çok yerden katılabilirsiniz. Tatil beldesinde çalışırken, evinizden hatta özel bir araçtaysanız araçtan bile toplantıya katılım sağlayabilirsiniz. İnternetinizin iyi çekiyor olması online toplantıya katılmak için yeterlidir. Bu durum da size büyük bir esneklik sağlar. Kendinize toplantıya girebilecek bir alan yaratabildiğiniz her yerden toplantınızı gerçekleştirebilir ve takviminizi kaydırmak durumunda kalmazsınız.

Online toplantılar hazırlık açısından da daha Pratik ve esnektir. Online toplantı için yapmanız gereken hazırlıkları çok daha kısa sürede halledebilir ve dakikalar içerisinde dünyanın pek çok yerinden farklı kişilerle bir araya gelebilirsiniz.

Dijital Uyum

Dijital bir ortamda toplantı gerçekleştirmek diğer avantajların yanında dijital uyum konusunda da size fayda sağlar. Fiziksel olarak gerçekleşen toplantılarda sunum hazırlamak ve sunumu dijital olarak katılımcılarla paylaşmak elbette mümkündür. Toplantı için ayrılan odalardaki projeksiyon araçları veya kişisel bilgisayarlar genelde bu konuda oldukça yardımcı olurlar ancak online toplantılarda tüm bu sunum işlemleri veya ekran paylaşmalar çok daha hızlı gerçekleşebilir. Tek bir tuş ile tüm katılımcılara bilgisayarınızı gösterebilir ve bir şeylerin nasıl olması gerektiğine dair hızlı ipuçları verebilirsiniz. Ayrıca online konferanslar grafiklere, uygulamalara çok daha hızlı erişim imkanı sunar.

Dijital uyum ile birlikte çalışmak aynı zamanda günümüzde dijital iş gücünü etkinleştirmenin temelini oluşturur. Video toplantıları, ekiplerin fiziksel konumdan bağımsız olarak insan bağlantılarını sürdürmelerine yardımcı olur, bu da karar vermeyi hızlandırır ve küresel olarak iş birliği yapma becerinizi geliştirir.

Coğrafik Bariyerlere Son

Günümüzde iş yerleri çok daha dinamik ve çok daha global yapılara dönüştü. Büyük global şirketlerin her pazarda yer almaları ve çalışan profillerini oldukça international bir hale getirmelerinin haricinde, küçük iş yerleri veya start-up’lar da global yatırımlar alarak işleri uluslararası boyuta taşımaya başladılar. Hatta bazı ülkeler, ülkelerinde yatırımcıların kolayca iş kurabilmeleri için özel yasalar ve çeşitli kolaylıklar çıkararak yabancı nüfusu kendilerine çekiyorlar. Bu durum dünyanın genelinde artan bir globalleşmeyi ve iş dünyasındaki coğrafi bariyerlerin yıkılmasını da beraberinde getiriyor.

İnternet bağlantısı ve bilgisayarı olan herkes bir online konferansa katılabileceğinden, online konferans her türlü coğrafi engeli ortadan kaldırır. Web konferansı, dünya çapında çalışanlar ve müşterilerle iletişim için olanaklar sunar. Bu durum günümüzde dünyanın her yerine yayılan çalışanları bir araya getirmek için oldukça etkili bir yöntemdir. Küçük bir şirketin tüm çalışanlarının farklı şehirlerden hatta farklı ülkelerden olmasının asla birlikte çalışmaları için engel teşkil etmediği bir çağda yaşıyoruz. Bunun en önemli faktörlerinden birisi de online görüşme yapabiliyor ve internet üzerinden karar alabiliyor olmak. En ufak bir şey olduğunda telefon ile 1 dakika içerisinde toparlanmanız mümkün.

Kullanım ve İletişim Kolaylığı

Daha önce de bahsettiğimiz gibi bir online görüşmeye karar vermek ve online görüşmeyi organize etmek, teknolojik aletler ve iletişim uygulamaları aracılığı ile birkaç dakikanızı alır. Çok kısa bir sürede halledebilirsiniz. Böylece şirketlerdeki ekipler, merkezi olarak yönetilen basit bir kullanıcı arayüzüne sahip birleştirilmiş bir çevrimiçi toplantı çözümü dağıtarak, her toplantıda sorun gidermeye mecbur kalmak yerine toplantılarına odaklanabilir.

Sizlere online konferans sisteminin şirketlerin işlerini ne kadar kolaylaştırdığını ve hızlandırdığını aktardık. %100 bulut teknolojisine sahip entegre video konferans, e-eğitim/uzaktan eğitim, dijital eğitim ve ders yönetim sistemi Vedubox’ı ayrıntılı bir şekilde inceleyebilir ve iş yerinizdeki tüm toplantı ve görüşmeleriniz için Vedubox’ı gönül rahatlığı ile  tercih edebilirsiniz.